一、办证背景
二O一二年一月十日申请人因其委托人与中国平安财产保险股份有限公司敦化支公司保险合同纠纷，为证明保险关系存在、防止电话查询记录灭失，以备再审，向我处申请办理保全证据公证，笔者通过审查，认为此事务可以通过对拨打平安保险公司客服电话95512查询事主车辆保险信息的全过程进行保全，达到申请人的目的，使当事人的合法利益得到保护。
二、办证依据
通过进一步分析，公证员认为根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定以及中国公证协会2008年11月25日中国公证协会第五届常务理事会第七次会议修订通过的《办理保全证据公证的指导意见（修订）》（以下简称指导意见）的精神，本案符合保全证据公证的受理条件。《指导意见》第二条认为：“ 保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依法对与申请人权益有关的、有法律意义的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述或者对申请人的取证行为的真实性予以证明的活动。”第三条：“保全证据公证的种类明确指出可以对行为过程和事实予以保全。”从上述可以看出，此类公证事项的范围得到空前放宽，不再束缚过紧，申请人仅提供与保全证据的事项有利害关系的证明材料，且该事项的保全真实性、合法性能够得到保证即可。于是笔者受理了该公证申请，在接下来的几天，公证员为办理此项公证做了充分的准备工作，并于二OO九年一月十五日办结，据公证员回访，现该案经再审，已经撤销原判，发回重审。
二、证据的收集采用
根据《公证程序规则》的规定，笔者要求当事人提供了身份证件、执业证书、当事人与本案有利害关系的相关证明（如委托书等）、机动车驾驶证、行驶证以及民事判决书等相关证据材料。同时笔者要求当事人提供无利害关系第三方的录音录像设备，以保证保全公证事项的真实客观性。
三、谈话笔录的制作
首先笔者问明了当事人前来申请办理公证事项的种类和用途，告知了其作为公证申请人所享有的权利和承担的义务，问明不能提供保险合同的真正原因以及保全行为操作的可行性、真实性。为强调保全类公证事项的客观性，笔者告知当事人对于其所申办的公证事项，公证员只是旁站监督拨打电话的整个过程，尽可能客观准确地反映所见事实。另外此类公证事项中尤为重点的一点，是当事人对于公证书的预期较高，以为公证了就一定能够被法庭认可接受，因此笔者重点告知当事人，公证员不对证据在诉讼中的证据效力予以确认，不能保证证据必然被法庭接受的效果，通过这一告知，获得了当事人的理解和首肯。
四、工作记录及办证心得体会
保全类公证事面目前面临增多趋势，种类范围亦有所增加，通过办理此公证事项，笔者得出以下体会：
㈠公证的必要和现实需求。对于此类非主流业务，保全的对象往往是有可能灭失或者以后难以取得的证据。由于当事人自己取证不能保证所采集证据的客观性和真实性，求助法院又不能迅速及时地保留证据，因此当他们碰到这类难题时，向公证机构申请办理证据保全公证是最好的选择，正是证据保全公证恰到好处地缓解了他们的燃眉之急。
㈡告知义务的履行。公证员的身份特殊性，决定了其不同于律师，在办证过程中，不会主动向保险客服提出任何问题和要求，只是旁站监督整个行为的过程，因此，公证员在笔录中明确告知了申请人：“对于你所申办的公证事项，本公证员只是尽可能地客观、准确地反映所见情况，而不是对证据在诉讼中证据效力的确认，你所申办的公证事项，公证机构对此证据办理保全证据公证后，并不产生证据必然被法庭接受的效果。”以此来降低当事人对于公证的预期，还公证本来面目，同时也减少了自身的执业风险。
㈢证词的精准。证据保全公证要求客观、具体，注重对事实客观性的描述是关键之所在，公证文书做为法律文书的一种，应当注重条理性、逻辑性，证词应当充分运用法言法语，做到言简意赅，规范明了，表达准确，客观、公正、中立，公证书中的每一句话均应有据可查，要经得起推敲和斟酌，要从当事人的目的中抽离出来，不能被当事人所左右，唯有如此，公证的优先效力才能得以体现。
㈣工作计划的制订和细节的关注。在受理该案件的过程中，公证员制定了详细的工作计划，与申请人探讨应当询问的问题、步骤，拟订应急预案，并事先多次拨打服务电话，熟识各个服务环节，以此来提高工作效率和条理，避免当事人以各种可能的方式作假，防止当事人的相对方和公证书使用部门提出质疑，以此来增强公证事项的严谨性和可信度。同时现场工作记录的制作，对于此类公证事项的办理，也是具有重要意义的环节。
㈤当事人的法律地位。《办理保全证据公证的指导意见（修订）》指出申请人与保全证据的事项有利害关系即可。在此案中律师做为申请人，而非诉讼原告方做为申请人，也是有法律依据的。如《中华人民共和国律师法》 第三十五条规定：“受委托的律师根据案情的需要，可以申请人民检察院、人民法院收集、调取证据或者申请人民法院通知证人出庭作证。 律师自行调查取证的，凭律师执业证书和律师事务所证明，可以向有关单位或者个人调查与承办法律事务有关的情况。”由此可见，对于当前形势下保全类公证事项的办理，如取得证据的手段具有合法性、可操作性，申请人与申办事项有利害关系即可办理。
(作者：吉林省敦化市公证处 夏文德）