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公证如何适应新常态
吉林省司法厅 sft.jl.gov.cn/ 日期:2016-04-20 08:41:00 来源: 字体显示:

  “你妈是你妈”等所谓“奇葩证明”被媒体和受众肆意解读,犹如蝴蝶的翅膀效应一样,一些职权部门在梳理之后迅速出台不再出具某些证明的新规,这给以证明为抓手的公证行业造成了前所未有的冲击。2015年8月,公安部在其官方微博上晒出了18项公安机关不再出具的证明,引起了社会各界的关注和热议,点赞的着实不少。随后省司法厅在内的11个部门联合签署的吉公办字【2015】56号文件“关于改进公安派出所出具证明有关事项的通知”(以下简称“联合通知”),证实了公安部的相关举措;此后,民政部门传来拒开“婚姻状况证明”的信息。 

  这些信息的交集,通知来了意味着矛盾来了,面对有需求又开不来相关证明的当事人,没有上级主管部门及时可行的应对方案,又不能简单僵硬的用“没证明办不了”应付了事的实际情况,让公证面临进退两难地步。“公证”实实在在地被推到了舆论的风口浪尖上,各种诟病尘嚣至上。面对这些情境,作为一线公证人员,本人认为不应采取明哲保身的态度将当事人拒之门外,将矛盾推回到社会,要及时改变观念,转变思路,尽可能地帮助当事人实现需求。下面以几个典型的公证类项为例,来探讨化解拒开证明的困局。 

   一、关于继承公证 

  之所以将继承公证放在第一位,是因为继承公证是最传统也是与当事人切身利益最贴近的一项公证业务,基本上每个人都能涉及它。继承公证主要是通过公证员核实复杂的人身关系来确定财产权益,公证规章汇编及继承公证指导意见均规定要当事人提供派出所开具的亲属关系证明。但《联合通知》下发后,给公证确实带来了根本性冲击,取证更难了。面对这种实际情况,从便民的角度出发,个人认为应将继承权公证进行区分处理: 

  一是针对5万元以内的遗产的继承。对数额不算特别巨大、引起纠纷的可能性也相对较小的遗产,从为当事人解决实际问题并减少其继承成本的角度出发,实行“容缺受理”,用简便方法为继承人办理继承公证。首先,提供给申请人格式性的亲属关系证明单,要求其到被继承人所在街道(村民委员会)盖章,盖章人签字,公证处再通过和申请人谈话进一步了解被继承人的亲属关系情况;其次,对不能亲自前来公证处签署放弃继承权声明书或者提供放弃继承权公证书成本较大的继承人,要求其写好放弃继承权声明书并手持该声明拍照传到公证处;再次,对被继承人的婚姻状况及法定继承人的情况,由继承人以保证书的形式进一步加以确认,并承诺承担举证不实的法律责任。 

  需要强调的一点是,在公证书的末尾要注明:该继承公证书仅用于上述财产的继承权,用于其他财产的继承无效。防止继承人利用该公证书继承其他重大财产的继承。这种办法可以在一定程度上收到实效,化解绕不开的瓶颈,通过几起实践,到目前为止在公证实务中也没有发生过一例继承纠纷,切实为当事人解决了实际问题,取得了很好的社会效应。 

  二是针对重大财产的继承。在采取“容缺受理”的方法措施之外,公证处还应采取包括深入村居、社区、公安、民政、或者被继承人单位等部门进行核实,通过核查,确定当事人的亲属关系和婚姻状况,力求将公证风险降到最低。其实,在相关部门不再出具证明的情况下,公证人员进行核实,既是当下公证工作的需要,也是对当事人的负责。通过核查,还可以向社会群众宣传公证、普及法律知识,让社会群众体会到公证的法律严肃性及公证人的温情、价值。 

  谈及继承公证,实务中涉及抚恤金等问题。现在实行工资卡制度,持卡人凭工资卡直接到银行取工资。持卡人死亡后,不论是死者的工资还是抚恤金、丧葬费,都不加区分的统一打到死者的工资卡里。死者家属如果不应银行要求办理继承公证,银行不管是什么钱根本就拒付。法律有明文规定:抚恤金等根本不是遗产,所以不能办遗产继承公证,银行也不应要求死者家属提供继承公证书。但现实情况却是个别银行不仅强性要求办理公证,有的公开挑拨死者家属:“如果不给你办公证就去告他们,他们凭什么不给办”。遇到这些情况,公证人员只能一遍遍向死者家属解释并亲自和银行打电话沟通。有时看到死者家属在银行和公证处之间焦急地来回跑,向公证寻求法律帮助的渴望的眼神(有些家庭确实很困难),也不得不从为其解决实际困难考虑,为其办理遗产继承公证。死者家属千恩万谢地走了,作为公证人员却如鲠在喉。我们公证人员很多时候都处在这种情理和法理的矛盾中,希望有一个好的解决办法来扭转这种局面,最好由有关部门建议银行进一步细化、区分死者名下钱款的取款细则,不要给当事人造成不必要的困扰。 

  二、关于出生证明公证 

  事实上,公安部门拒开的证明有很多都涉及公证,其中出生证明公证就是一个高频公证事项。许多国家都需要当事人提供其出生证明公证,这是直接影响当事人能否顺利出国的关键条件之一。出生证明的内容传统上包括申请人的个人基本信息、出生地及其父母姓名。自从公安部门不再开具出生证明后,这规定对于1996年以后出生的人来说影响不大,因为有妇幼保健院开具的其本人的出生医学证明书,据此可办理出生医学证明公证。但对1996年之前出生的人来说,既提供不了妇幼保健院开具的其本人的出生证明书,也提供不了公安局开具的出生证明书,所以该项公证就根本办理不了。本人不太容易理解公安部门为何能开具亲属关系证明,却不能开具基本是同一内容的出生证明,难道仅仅是因为名头不同的原因?鉴于目前的这种情况,实践上一般建议当事人开具亲属关系证明后办理出生公证,或者直接将亲属关系证明做公证,或者去医院补开出生证明并办理公证。但是这些做法能不能切实帮助到当事人,我们公证业者也没有切实地把握,因为采纳不采纳是对方国家说了算。 

  通过查阅2010年版的《公证规章汇编》第597页司法部公证律师司给广东省司法厅公管处的复函“……如当事人不是在医院出生,或各种原因确实无法由原出生医院补发出生证明书,公证处可按户籍登记,查证属实后出具出生证明”。对此,本人有两点想法,一是现在查证何其难,公证处出面查证时能给予支持的部门不是很多;二是这也只是一个概要性的回复,没有具体的指导性意见,而且“出具出生证明”是出具出生公证书?实践中不知道怎么处理。针对目前存在的问题,首先,最好由司法厅和公安厅进行沟通,恢复出具出生证明的工作,以帮助出国人员达成需求;其次,明确“复函”,最好上级部门能有一个指导性的意见出来,公证也好有章可循。 

  三、关于委托书公证 

  以房屋买卖为目的的委托书公证目前是最火爆也是执业风险比较高的一项公证业务。这项公证需要审查委托人的婚姻状况,所以结婚的提供结婚证,未婚或未再婚的提供民政部门出具的婚姻状况证明。但根据吉林省民政厅吉民电【2015】57号文件精神,民政部门只针对涉外领域的9个国家出具证明,其他国家拒开。如此一来,不仅办理以买卖房屋为目的的委托书公证遇到了问题,连以涉外婚姻为目的未婚(未再婚)公证也遇到了困难。针对这种情况,公证处出面和当地民政部门进行信息核对来核实当事人的婚姻状况。在取得民政部门的配合和支持的情况下,这种公对公的核查方法效果比较显著,解决了一些实际问题,尤其是涉外婚姻人员的困局得到了很好的解决。但是存在一个弊端,就是公证处只能取得委托人在户籍地的婚姻状况,在异地的情况很难掌握,加大了公证执业风险 ,也给委托人造成了不便。这种风险和不便在房屋买卖委托书公证中尤为显现。具体表现在两方面:一是根据规定办理委托书公证时,委托人可以在所在城市就近办理,但因掌握不了委托人的婚姻状况,所在城市公证处也不好为其办理公证,委托人只好回户籍地办理;另一个由于我国实行夫妻共同财产制为主,约定个别财产制为补充的婚姻财产制度,所以在公证实务中尽管房屋所有权证记载的所有权人为单独所有,也应征求其配偶的书面意见,审查卖房人的婚姻状况就成为必须。 

  借鉴《中华全国律师协会办理二手房买卖合同业务操作指引》规定,律师在提供该项服务时也审查卖方的婚姻状况,公证处作为预防纠纷减少诉讼的法律部门,更应以审慎的态度审查材料,而不应低于其他法律服务部门的审查标准,否则一旦发生问题,就有可能被人民法院依据《关于审查涉及公证活动相关民事案件的若干规定》第4条第(5)项之规定,认定公证处在公证过程中未尽到充分的审查、核实义务。由于婚姻登记信息尚未在全国联网,要想取证还很难,而且《规定》中要求的“应尽到充分的审查、核实义务”的标准是什么,我们也不好把握。由于涉及房屋买卖的委托属于家庭重大财产的处理,为稳妥起见,在公证实务中公证处通常只对房屋信息、婚姻状况信息均在可查询范围内,而且委托人愿意出具承担提供虚假信息责任的保证书的委托进行公证,其他的暂时不予受理。 

  四、关于新规后的一些思考 

  新规后,公证处虽然采取了一些措施,尽量满足当事人的需求,但是还远远没有解决实际问题。本人认为,行政部门取消一些证明不应该是简简单单的取消,而应该是优化和完善,这才是解决问题的根本,才是真正方便于民。 

  一是“奇葩证明”事出有因。公证实务中经常会遇到户口簿信息和实际情况不符的情况。就拿在同一户口簿上的家庭成员之间的关系来说,它所反映出来的只是笼统的家庭成员关系,比如同一户籍中户主与其他成员的关系显示的母子,而这关系可能是亲生母子(女)关系、也可能是继母子(女)关系;再比如户籍显示的是夫妻关系,可事实是二人已经离婚多年;再就是已婚多年的人户籍显示的却是未婚等等。这样的情况经常会遇到,就不一一列举了。作为公证法律业者都知道按照法律规定不同的法律关系产生的法律后果是不一样的,所以只凭同一户口中反映的关系就想当然的认定其是事实是不可取的、也是有危害的,需要其他证据材料的佐证。 

  户口不在一起的情况就更复杂了。本来公安部门是户籍管理部门,公民的迁入迁出按理应有相应的记载,但是实际情况是很多公民户籍的迁入迁出都没有记载,导致不能详尽的开具亲属关系证明。这在继承公证中很容易出现遗漏法定继承人的情形,造成继承人财产权益的重大损失。由此可见网上热议的证明“你妈是你妈”在特定情况下并不可笑奇葩。 

      二是加强对公证的正面社会舆论导向。目前对公证工作的正面宣传太少。其实新规后,从解决百姓的实际需求出发,公证人的工作量无形中加大了很多,办证成本加大,执业风险加大,付出的心血和智慧加大。但是很少见哪个当事人公开晒晒公证人为达成其需求而付出的努力和辛劳,更多的是因没达到需求对公证人要求的“奇葩证明”的嘲讽,说是什么僵硬的“公章情结”。对此,公证人应该积极地引导当事人以其自身的感受去正面宣传公证。二是公证应该积极地同媒体进行沟通,通过媒体对公证的正面形象加以大力宣传。三是在媒介上开辟“公证专栏”版块,可以宣传公证法律知识、可以解答百姓的热点问题、以及公证能帮助百姓解决什么样的问题不能解决什么问题。通过这些形式化解百姓的不理解、不认同,提高公证的正面形象和知名度。 

      三是完善户籍登记管理制度成必然要求。在以方便百姓为目的的新规实行后,本人明显感受到的是当事人更不方便了,甚至开具相关证明的时间、成本、矛盾更大。最主要原因之一,个人认为是新规和目前中国落后的户籍管理办法不相适应。当下的居民户口簿管理缺乏严肃性,反映的内容太过简单,需要的很多信息在户籍中无从查证。当前一直提倡要与时俱进、科学发展,那么户籍管理办法也应该顺应时代的变化,进行更加科学有效的变革。一是实行公民户口簿制式统一。在公证实务中见到过各省的户口簿从格式到内容都不一样,从直观看一个是不好辨别真伪,另一个也缺乏严肃性。二是设计科学的格式化户籍内容。以多年的公证实务来设想,以公民从上户口时就应该将其父母相关信息一并登录,公民相关信息有变化时(比如:迁入迁出、婚姻状况、姓名变更,子女等情况)有关部门要及时进行信息交换并进行变更登记。这样在查询公民个人信息时就可以很方便的调取。这方面,应该借鉴其他国家的管理办法,由有关部门和专家进行科学的设计,建立起完备的户籍管理体系,真正消灭“奇葩证明”的出现。 

  四是实现部门间相关资源共享。从社会需求看,分别掌握不同部门手中信息需要实现在一定范围的资源共享,建立共享制度和衔接机制,加快公共服务事项的信息互通共享、校验核对,形成公共服务数据在一张网自动集聚共享,打破信息孤岛,变“群众跑”为“数据跑”,从源头上避免“奇葩证明”、“循环证明”。同一部门间的信息联网,如民政部门对公民婚姻状况的全国性联网;不同部门间的信息告知,如民政部、法院和户籍管理部门的信息告知。这样,各个管理部门间的工作一环紧扣一环,相互衔接,才能真正便民。

   

  (作者:延吉市至诚公证处 岳志红) 

(责任编辑: 公证工作指导处韩伟) [打 印]  [关闭窗口]  
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