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关于2015年全省公证质量检查情况的通报
吉林省司法厅 sft.jl.gov.cn/ 日期:2015-11-17 10:30:00 来源: 字体显示:

  各市(州)、县(市、区)司法局,各市(州)公证协会,各公证处: 

  为进一步规范公证执业行为,提高公证办证质量和社会公信力,按照年初工作安排,省厅于今年9月14日至25日组织开展了2015年全省公证质量检查活动。具体检查情况通报如下: 

  一、 基本情况 

  今年的公证质量检查工作由省厅组织四个检查组,采取分片包干的方式进行,受检的22家公证处均以现场抽签的方式确定。检查围绕公证处质量制度建设情况,错证、假证情况,公证投诉情况,超管辖执业情况,公证卷宗质量情况等五个方面内容进行。检查期间,检查组从受检公证处2014年9月至2015年8月期间办结归档的继承、遗嘱、借款合同(协议)、反担保(经济合同)和涉外无犯罪记录公证卷宗中,各抽出5本进行质量检查,同时现场进行了座谈、沟通和评议打分。检查结束时,各检查组分别向受检公证处、主管司法局通报了检查情况,并提出了整改意见。 

  本次公证质量检查,各市(州)县(市、区)司法局给予了高度重视,均对辖区内的公证处年度内的公证办证质量进行了全面检查,大多数公证处也按规定组织了自查,并向检查组提供了书面情况汇报材料。 

  二、存在问题 

  (一)自检存在的问题 

  个别公证处对公证质量检查工作不够重视,对省厅制定的《吉林省公证质量检查办法(试行)》学习的不够,精神未有全面领会和掌握,未按要求组织自检,个别受检公证处未按要求提供书面汇报材料,一些公证处虽然提交了书面汇报材料,也是未按要求撰写汇报材料,应付了事。 

  (二)执行制度存在的问题 

  从检查情况看,极个别公证处的制度建设流于形式,业务管理不规范,个别公证处未有执行审批制度,出现成批归档卷宗未履行审批手续的现象。 

  (三)处理投诉工作存在的问题 

  检查中发现,个别司法局对辖区内发生的社会影响重大的群体性公证投诉案件重视不够,执行群体性信访案件报告制度不到位,处置不当,被新闻媒体曝光,在社会上造成了恶劣的影响。 

  (四)归档公证卷宗档案存在的问题 

  1、办证程序问题 

  一是申请程序不规范。主要表现在公证申请表填写不规范,同一公证事项数个申请人只有一个申请人填写申请表;申请人或代理人资料填写不全;委托他人申请办理公证事项缺少授权委托书,有些办证用途栏不填写。 

  二是受理程序不规范。个别归档公证卷宗档案存在公证事项受理通知单无公证机构印章或公证员签章现象。 

  三是审查核实不充分。个别公证事项证据材料不充分或不规范,部分无犯罪记录公证档案证明材料存在明显瑕疵;个别复印件未有原件持有人签字或盖章;部分遗嘱公证卷宗未取十指指纹或缺少办证现场影像资料;部分公证告知书内容缺乏针对性或不够规范,甚至个别归档公证卷宗档案没有公证告知书,仅将相关内容记录在公证笔录中。 

  四是审批不规范。一些公证处的归档公证卷宗档案审批签发单上无承办人签字或审批人签字,甚至个别公证处被抽查的25本归档卷宗中竟有三分之一的卷宗未有履行审批手续,个别卷宗出现承办人和审批人是同一人签字的现象。 

  五是谈话笔录不规范。有的谈话笔录过于简单或流于形式,普遍存在不严谨、不细致、缺乏针对性的情况;个别公证事项在办理过程中将多个当事人集中在一起做笔录,无法达到通过笔录对相关事实进行核实的目的。 

      2、文书内容问题 

  个别公证文书表述不规范,证词表述含义混淆不清,甚至出现缺项漏项的情况。 

  3、卷宗制作问题 

  许多归档公证卷宗档案封面栏目填写不全,目录空白处无封线;个别归档公证卷宗档案没有收据;个别卷宗档案证明材料复印件未逐页盖“复印件与原件相符印章”,有的虽有复印件与原件相符印章,但印章上没有材料核对人的名字;个别归档的公证卷宗档案封面封底无归档章或签封不规范;个别卷宗档案装订顺序有错误,卷宗档案封底无立卷人、检查人签字盖章。 

  三、下步工作要求 

  针对检查中发现的上述问题,全省各级司法行政机关公证管理部门、公证协会和公证处要切实采取有效措施,及时进行集中整改,消除公证质量隐患,不断提高公证办证质量和社会公信力。 

  (一)采取有效措施,下大力气集中根治整改 

  检查中发现的上述问题,作为影响公证质量的旧患顽疾,年年检查年年有,年年整改年年犯。全省各公证处要针对检查中暴露出来的公证质量问题,利用年前年后办证淡季的间息,集中开展一次自检自查和整改工作(出现归档卷宗批量不履行审批手续的公证处必须集中10天时间进行针对性整改,整改结束后形成书面材料报主管司法局)。要科学制定一个自查整改的时间表,有步骤、有方法、有针对性地组织自查整改工作,切实解决实际问题,根除公证质量隐患。要借自查整改之机,进一步完善公证处内部的各项管理制度。各级司法行政机关、公证协会要加强自查整改的指导,切实履行好监督、管理、指导职责,督促所属公证机构自查整改工作取得实效。 

  (二)加强教育引导,不断增强质量意识责任意识 

  全省公证行业要增强质量兴业意识,切实将质量意识贯穿到公证活动的各个环节,严格按照质量标准办证,切实提高公证的办证质量;要增强公证机构和广大公证人员的责任心、使命感,本着对人民群众负责的态度,认真履行公证法律服务职责;要严格按照《公证法》、公证程序规则和相关法律、法规的规定办好每一项公证事项。 

  (三)进一步强化质量监管,建立健全质量监管长效机制 

  强化公证质量监管是公证业内的永恒主题,任何时候、任何情况下都不能有丝毫的放松。要按照省厅《公证质量检查办法(试行)》的规定,常态抓好公证质量检查,建立长效监管机制;要建立健全质量评价机制,将质量评价与评优争先、职称评定、职务晋升等工作有机结合,发挥质量评价作用;要充分发挥司法行政机关行政管理、公证协会行业管理和公证处自我管理的“三结合管理”职能作用,强化管理职责,努力提高质量监管工作能力和水平。 

  附:全省公证质量检查排名 

         

                   2015年10月23日 

 

 

2015年全省公证质量检查档案考评名次一览表 

名次 

单位名称 

分数 

等次 

1 

集安市公证处 

99.68 

优秀 

2 

扶余市公证处 

99.34 

优秀 

3 

四平市英城公证处 

98.76 

优秀 

4 

松原市维信公证处 

98.6 

优秀 

5 

白城市阳光公证处 

98.24 

优秀 

6 

白城市鹤城公证处 

97.78 

优秀 

7 

公主岭市公证处 

97.66 

优秀 

8 

吉林市江城公证处 

97.38 

优秀 

9 

东丰县公证处 

97.22 

优秀 

10 

安图县公证处 

96.85 

优秀 

11 

辽源市国信公证处 

96.72 

优秀 

12 

长春市黎明公证处 

96.6 

优秀 

13 

梅河口市公证处 

96.08 

优秀 

14 

梨树县公证处 

95.92 

优秀 

15 

长春市信维公证处 

95.84 

优秀 

16 

临江市公证处 

95.8 

优秀 

17 

和龙市公证处 

95 

优秀 

18 

永吉县公证处 

94.84 

优秀 

19 

通化县公证处 

93.92 

优秀 

20 

长白县公证处 

93.1 

优秀 

21 

长春市国立公证处 

90.52 

优秀 

22 

长春市国民公证处 

73.12 

合格 

  

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

 

(责任编辑: 公证工作指导处韩伟) [打 印]  [关闭窗口]  
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