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吉林省公证质量检查办法(试行)
吉林省司法厅 sft.jl.gov.cn/ 日期:2015-03-16 12:19:00 来源: 字体显示:

    第一条 为规范公证质量检查工作,保障公证质量检查工作常态化开展,不断提高公证质量,根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》、《吉林省公证卷宗制作及等级评定标准》和《吉林省错假证认定标准及程序(试行)》等有关法律、部颁规章和规范性文件的规定,制定本办法。 

    第二条 本办法所称公证质量检查是指司法行政机关(或授权行业协会)依照法律、法规、规章、规范性文件的规定,对公证机构办理的公证事项实施的检查、评定、指导和处理的活动。 

    第三条 公证质量检查的目的在于提高公证机构的办证质量。 

    第四条 各级司法行政机关按照本办法的规定,组织本辖区的公证质量检查活动。 

    第五条 公证质量检查分为定期检查和不定期检查。定期检查是指省、市(州)、县(市、区)司法行政机关对辖区内的公证机构定期开展的公证质量检查活动。不定期检查是指省、市(州)、县(市、区)司法行政机关根据工作需要随时对公证机构开展的公证质量检查活动。不定期检查分为日常检查、专项检查等。 日常检查是指对公证机构办理的公证业务事项进行的常态化、经常性的检查。 专项检查是指对公证机构办理的特定公证业务事项进行的检查。 

    第六条 省司法厅在每年的第三季度定期组织一次全省公证质量检查。 市(州)、县(市、区)司法局每年应定期组织一次全地区公证质量检查。省、市(州)、县(市、区)司法行政机关应根据工作需要适时组织不定期公证质量检查。 各公证机构应常态化的随时检查自身的公证质量。 

    第七条 全省公证质量检查工作由省厅组成若干检查组进行检查,检查组成员由公证管理干部、公证协会工作人员和公证业内的中高级公证员组成。 

    第八条 公证质量检查结果作为对公证机构、公证员、各级司法行政机关评先选优、职称评聘和违法违规等过错责任追究的依据。 

    第九条 公证质量检查的内容:围绕公证质量方面制定的规章制度及落实情况,年度内错证、假证情况,年度内当事人投诉公证处办证质量情况,公证处遵守公证程序、制作公证文书格式、收费、卷宗档案情况等。 

    第十条 检查公证质量时,受检公证机构应提供包括如下内容的书面情况汇报材料:制定和落实公证质量方面的各项规章制度情况,公证机构质量自查情况,年度内当事人投诉公证处办证质量情况,本处公证质量存在的问题及整改措施和办法,下一步提高公证质量的意见和建议。 

    第十一条 组织全省公证质量检查应按照下列程序和方法进行: 

  (一)按照本办法第九条规定的公证质量检查的内容逐项进行检查。 

  (二)围绕受检公证机构提供的书面汇报材料进行座谈交流。 

    (三)查阅公证机构相关资料。 

    (四)对抽查公证卷宗档案发现的问题询问相关公证人员。 

    (五)评议。对检查的总体情况进行评价议论。 

    (六)登记。评议后应当填写公证质量检查登记表。登记表应载明受检公证事项、公证书编号、存在的质量问题、相关法律依据、处理意见、检查组负责人和公证机构负责人签字等内容。 

  (七)确定检查等次。根据公证质量检查综合情况客观公正地对受检公证机构确定检查等次。检查等次分为优秀、合格、不合格三个等次。 

  1、优秀等次标准: 

  (1)全面贯彻落实公证质量的各项规章制度; 

  (2)未有发现错证、假证现象; 

  (3)年度内未出现有效的公证复查争议和违法违规投诉案件; 

  (4)年度以前出现的有效公证复查争议和违法违规投诉案件得到妥善处理; 

  (5)公证卷宗制作符合《吉林省公证卷宗制作及等级评定标准(试行)》; 

  (6)未有出现超管辖办证情况。 

  2、合格等次标准: 

  符合优秀等次标准1、2346标准,但公证卷宗制作、卷宗相关内容存在下列明显瑕疵的为合格等次:书写不够工整、清洁;卷宗内材料排列顺序不符合规定要求或不规范;卷宗封面封底相关栏目内容漏填;谈话笔录不够全面和规范;公证依据的相关证明材料不规范;卷宗装订不整齐;印章位置有偏差;其他方面的瑕疵问题等。符合优秀等次标准12456标准,但未有妥善处理年度以前发生的有效的公证复查争议和违法违规投诉案件的为合格等次。 

  3、不合格等次标准: 

    出现与优秀等次标准1、23项情况相反情形的任何一项即为不合格等次;年度以前发生的有效的公证复查争议和违法违规投诉案件未有得到妥善处理,且出现受检公证卷宗不合格的卷宗档案和超管辖办证情况的为不合格等次。 

  (八)通报。公证质量检查结束后,各检查组应形成书面公证质量检查报告。报告内容包括:检查的基本情况,好的经验和做法,存在的主要问题,对存在问题的处理情况,出现质量问题的原因及改进措施和建议。省司法厅汇总各检查组的检查情况后,形成全省公证质量检查情况的通报印发全省。 

  第十二条 参加公证质量检查的人员要认真履行检查职责,对检查结果负责。 

  第十三条 根据本办法的规定,今后省司法厅例行年度定期或不定期公证质量检查,均依据此文件规定执行,不再重复发文,需要特殊调整和明确的相关内容可另行发文通知。 

  第十四条 本办法由吉林省司法厅负责解释。 

  第十五条 本办法自发布之日起施行。 附件1:全省公证卷宗档案质量检查评分表 

  附件2:全省公证卷宗档案质量检查情况汇总表 附件3:全省公证质量检查等次考评表 

  附件1: 

全省公证卷宗档案质量检查评分表 

序号 

检查内容(以档案顺序为序) 

扣分标准 

1 

归档 

10 

1、卷宗封面封底、目录填写不全、未盖骑缝章、归档章的,缺一项扣1分; 

2、未按期归档的,扣3分; 

3、未按顺序装订的,错一处扣1分; 

4、无公证服务费收据的,扣3分。 

2 

公证书 

30 

1、公证书证词法律关系不清或者逻辑混乱的扣10分; 

2、公证书格式不符合司法部规定格式的,扣3分,公证书缺少附件的视具体情况扣2-5分; 

3、公证书应当贴照片而未贴照片的,扣5分。 

4、公证书编号不规范或有误的,扣2分; 

5、公证书文字表述不准确、不严谨的,扣3分;公证书有错、漏字的,扣3分,关键字错误的,每错一个字扣10分; 

7、公证书用纸规格、打印格式或字体不符合规定标准的,扣2分,存档公证书印章不齐全的,扣2分; 

3 

审批5 

1、无公证事项审批表、审批表内容漏填、审批表自办自批的每项扣5分,审批表填写不规范或没有附公证词的,扣2分;  

2、公证事项减免收费的材料或审批不规范的,扣1分,无审批的扣2分。 

4 

审查 

30 

1、未审查当事人的人数、身份、申请办理该项公证的资格及相应的权利,未审查当事人申请的公证事项与办理的公证事项是否一致的,扣5分; 

2、被证明的文书内容不完备或含义不清晰或者签名、印鉴、日期不齐全或不准确的,扣10分; 

3、证明材料不规范,或一次性申请的批量公证,未注明材料出处的,扣5分; 

4、除核实收集书证外,外出实地核实只有一人的或者特殊情况下一人核实但没有见证人在场的扣5分。 

5、笔录简单,字迹潦草或修改处不规范的,扣5分; 

6、卷内证明材料为摘抄、复印(复制)的材料或物证照片及文字描述记载,未由资料、原件、物证所有人或档案保管人签名或盖章的,缺一项扣1分。 

5 

申请 

5 

1、申请表上未填写申请人或者代理人的基本情况、未填写提交证明材料名称的,缺一项扣2分; 

2、申请表上未填写申请公证的事项的,扣2分; 

3、申请表上未填写公证书用途的,扣2分,; 

4、申请表上未填写申请日期的,扣2分; 

6 

受理 

10 

1、受理通知单制作不规范或填写不完整的,扣2分; 

2、未告知当事人申请公证事项的法律意义、可能产生的法律后果、享有的权利、义务并记录归档的,缺一项扣2分(共6分),告知内容不适当的,扣2分; 

7 

送达 

10 

1、公证书由他人代为签收,但无委托人和受托人身份证的,扣3分,无签收日期的,扣2分; 

2、合同、协议等公证事项在无委托的情况下,只有一方当事人签收的,扣3分。 

  

  说明: 

    (一)卷宗内有下列情形之一的,该卷宗不得分:1、公证事项是错的或者假的;2、无送达回证的或者回证上无当事人、代理人签字的。 

    (二)检查的七项内容,每项扣分不得超过本项的总分。 

    (三)公证卷宗档案质量检查评分以100分计算,70分以下为不合格,71-89分为合格,90分以上为优秀 

 

 

(责任编辑: 司法厅科技处 赵文琦) [打 印]  [关闭窗口]  
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